8 maneras de evitar que olviden fichar tus empleados en el sistema de control horario

¿Pero qué ocurre si los empleados olvidan fichar con frecuencia o lo hacen con errores?

Como la responsabilidad de mantener un registro de jornada diario – seguro, fiable, no manipulable- es de la empresa, conviene a ésta buscar herramientas para evitar los olvidos y las malas prácticas de los trabajadores respecto a sus fichajes. ¿Qué puede hacer la empresa?

1. Formación sobre cómo fichar

Aunque el sistema de fichaje se perciba desde la empresa comno ‘sencillo’, no deja de ser una nueva herramienta a utilizar, un cambio en el día a día de los trabajadores. Para evitar dudas al fichar y facilitar que se convierta en costumbre es conveniente una breve formación acerca del funcionamiento del sistema de control horario y cómo corregir o comunicar incidencias.

2. Incentivar el registro de jornada habitual

Premiar el uso correcto y regular del sistema con alguna recompensa como días libres, invitaciones a eventos, cursos de formación…

3. Sistemas de recordatorio del fichaje a los empleados. Notificaciones al móvil

Algunos sistemas de control horario incorporan notificaciones push automáticas al móvil cuando se detecta que no el usuario no ha fichado. En otras aplicaciones el supervisor del trabajador o el responsable de recursos humanos pueden enviar un mensaje recordatorio a través del propio sistema. O también configuran alertas en el PC de trabajo (por ejemplo en las aplicaciones de calendario).

4. Funciones de fichajes y registro de jornada como parte de una solución más global para ‘engagement’, social check-in….

Si el sistema informático de fichajes y registro de la jornada ofrece otras funciones adicionales de comunicación interna y gestión de recursos humanos, los empleados se habituan a utilizarlo y será una herramienta más de uso frecuente. Es posible conseguir engagement de los trabajadores con el sistema ofreciendo funcionalidades como actualidad corporativa, documentos, notificaciones de la empresa, solicitudes y control de vacaciones…Incluir el registro de jornada como una función más de un completo portal o app del empleado.

5. Facilitar la corrección de errores y la comunicación de incidencias

La posibilidad de editar las horas registradas y crear actividades olvidadas debe estar contemplada en el sistema, pero con un límite temporal y de manera previa a la confirmación o cierre de la jornada.

Si una vez cerrada o confirmada la jornada, el empleado se detecta que se equivocó debe disponer de un canal de comunicación de incidencias directo con los responsables de RRHH o de supervisar su jornada.

Estos responsables apuntarán en el registro una corrección o ajuste del horario del empleado. Pero siempre siempre lo deben hacer como información adicional, no pueden modificar lo registrado por el empleado según la legislación.

6. Facilitar acceso de los empleados a su historial

Conviene aportar la máxima utilidad para los empleados permitiendo su acceso inmediato para que puedan consultar las horas trabajadas, las horas extra pendientes de compensar.

Ofrecer la posibilidad de descarga de los reportes del registro de jornada, el detalle de las actividades registradas, etc … provocará mayor hábito de uso y menos olvidos de las funciones de fichaje y registro de jornada por parte de los trabajadores.

7. Manual del empleado. Documentar el procedimiento de registro de jornada

Ante las dudas de funcionamiento, los empleados podrían acudir a consultar las instrucciones documentadas para fichar y registrar su jornada en caso de que les surjan dudas acerca del procedimiento.

8. Medidas disciplinarias para reincidentes

En los casos excepcionales o muy reiterativos la empresa puede optar por sancionar de alguna manera al trabajador. Esto es posible porque el registro incorrecto de una jornada laboral puede ser considerado como un incumplimiento laboral.

La empresa podría argumentar que ante la falta de registro de alguna jornada - no queda constancia de sus horas trabajadas- se asume como si el trabajador se hubiese ausentado esas horas no registradas.

Hemos presentado un conjunto de procedimientos a seguir por la empresa para evitar olvidos al fichar sus empleados. Además de funcionalidades útiles del software de control horario para favorecer el fichaje correcto y diario.

Si desean información sobre Tweem para llevar un correcto registro de la jornada en su empresa puede contactar con nosotros aquí.